Служебная записка о необходимости заключения договора образец. Как правильно написать служебную записку — образец

Часто в пределах одной организации возникает необходимость обмена данными, донесения до сведения сотрудников определенной информации или их уведомления о текущем положении дел. Для этого служит такой внутренний документ, как служебная записка.

Данный вид документа актуален в ряде случаев:

• для освещения текущих рабочих вопросов;
• в качестве документа, призванного побудить сотрудников или руководство к определенным действиям;
• уведомление ответственного лица об определенных проблемах, связанных с работой;
• запрос дополнительной информации или помощи при решении некоторых вопросов.

Вне зависимости от того, содержится ли в документе просьба о закупках нового оборудования или это служебная записка на премирование сотрудника, образец которой можно скачать – этот документ не является обязательным к исполнению и фактически не имеет юридической силы.

Служебные записки помогают решить ряд организационных вопросов, при этом в зависимости от цели написания в таком документе могут содержаться определенные данные, которые требуют фиксации. Например, такая информация может касаться расхода финансов или служить в качестве запроса на предоставление денежных средств. В этом случае перед тем, как писать служебную записку, очень важно проверить правильность такой информации.

Этот документ будет прилагаться к бухгалтерским отчетностям и даже может храниться в архиве организации для последующего предоставления сотрудникам контролирующих органов по требованию. В зависимости от содержания такие записки могут храниться от одного года до пяти лет, а могут находиться в архиве на протяжение всего срока деятельности организации,

Несмотря на исключительно коммуникативный характер документа, правильное оформление служебной записки требует придерживаться основных правил составления официальных документов. Стоит отметить, что для информирования руководителя со стороны сотрудника подразделения может применяться докладная записка.

Как писать служебную записку

Для того, чтобы сотрудниками правильно оформлялась служебная записка, образец такого документа желательно иметь в бухгалтерии или отделе кадров каждой организации. Несмотря на наличие готовых образцов и бланков, которые можно скачать, в некоторых организациях могут предъявляться свои требования к оформлению. Но в общих чертах структура и оформление этой бумаги будут следующими:

1. Шапка документа, включающая должность, фамилию и инициалы адресата в дательном падеже (например – «Директору ООО «Табеан» Иванову И.И.»).
2. Основной текст, в котором лаконично и понятно формулируется суть проблемы, просьбы или возможные пути решения.
3. Должность и фамилия составителя.
4. Подпись составителя.

Нюансы

В настоящее время многие документы составляются в электронном виде. Как правило, в любой компании для разных документов существуют шаблоны, в которых может автоматически проставляться дата и указываться адресат, также при этом соблюдаются различные отступы и интервалы.

О многих особенностях и тонкостях оформления в таких случаях сотрудники не задумываются, но если служебная записка пишется от руки, необходимо помнить о нюансах оформления. Особенно это касается документов, касающихся финансов.

Можно привести в качестве такой служебной записки пример, когда какое-либо структурное подразделение просит выделить дополнительные финансы для решения определенных рабочих задач. Все документы, которые касаются денег, в любой организации учитываются и в большинстве случаев подшиваются к различного рода отчетностям. Приведенный пример служебной записки также будет подшит и сдан на хранение в архив, поэтому форма служебной записки в данном случае менять не будет, но сам текст нужно расположить с учетом отступов.

Так, от левого края документа необходимо отступить не менее трех сантиметров – это место и будет использоваться для подшивки. Регламентируются в некоторых случаях и отступы от правого края, а также сверху и снизу документа (1,5-2 сантиметра и не менее двух сантиметров соответственно).

Нет необходимости вымерять эти расстояния линейкой: достаточно примерно соблюдать эти расстояния в указанном диапазоне. К тому же в большинстве случаев такие внутренние документы не подшиваются, так как используются лишь единожды при обмене информацией между двумя равноправными подразделениями одной организации.

Служебная записка образец

Служебная записка предназначена исключительно для переписки между сотрудниками внутри одной организации. Такой документ не может содержать каких-либо прямых указаний или приказов и служит только для освещения текущих рабочих вопросов. В некоторых случаях такая записка может служить побуждением к действию, но так как этот документ в основном используется между сотрудниками, имеющим равнозначный статус, подобная информация не может рассматриваться в качестве обязательной к исполнению.

Служебные записки являются элементом внутреннего документооборота и служат для оперативного решения определенных текущих задач и более эффективной их реализации.

Составитель такой записки с ее помощью может:

• уведомить о какой-то проблеме соответствующее должностное лицо;
• согласовать с другими сотрудниками план действий или выполнение работ;
• внести свои предложения;
• попросить помощи в решении некоторых вопросов.

Перед тем, как писать служебную записку, нужно предусмотреть возможные последствия. Несмотря на то, что этот документ на практике может не восприниматься в серьез адресатом (и тем более – руководством), иногда такая просьба о помощи в некоторых вопросах может расцениваться как некомпетентность сотрудника. С другой стороны, в сложных ситуациях, которые невозможно разрешить самостоятельно, составитель записки впоследствии сможет доказать, что он приложил все возможные усилия для урегулирования проблемы.

Например, бригадир мебельной фабрики в служебной записке просит у ответственного за хозяйство и инвентарь лица купить новый инструмент по причине выходя из строя старого. Если такое требование будет проигнорировано – факт наличия такой записки поможет бригадиру доказать, что срыв сроков выполнения срочного заказа произошел не по его вине, а в связи с отсутствием ресурсов (в данном случае – инструмента).

Но такая записка не обязательно содержит какие-то просьбы или требования: на больших предприятиях часто составляется служебная записка на премирование сотрудника, образец которой у каждой организации – свой собственный. Кстати, правила составления служебной документации никак не регламентируют форму составления служебной записки.

Таким образом, этот документ является средством коммуникации между сотрудниками одного отдела или между несколькими равнозначными подразделениями. Но при составлении такого документа следует учитывать, что он должен быть отправлен сотрудникам на имя лица, которое в иерархической системе организации занимает равнозначную должность.

Как писать служебную записку

Оформление служебной записки не требует соблюдения строгих правил, так как документ не имеет никакой юридической силы и не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.

Тем не менее, при составлении следует хотя бы примерно соблюдать следующую структуру:

• указание должности и фамилии адресата в шапке в дательном падеже («кому»);
• текст, который состоит из двух частей: описание проблемы и конкретные просьбы, которые поспособствуют решению;
• данные составителя (должность, Ф.И.О. и подпись с расшифровкой).

При составлении служебной записки образец стандартного вида использовать можно в любой ситуации: в большинстве случаев такой документ не требует особых полей для описания конкретных ситуаций.

Нюансы

Казалось бы, при составлении такого документа никаких «подводных камней» быть не может, но с учетом того, что документооборот современных предприятий постепенно переводится в электронный вид, служебная записка в электронной форме требует детального рассмотрения, так как в данном случае есть свои нюансы.

Для простой и электронной служебной записки пример написания текста будет одинаковым. Различия будут заключаться в оформлении и отправке. Обычно на предприятиях, сотрудники которых давно пользуются электронной почтой для отправки внутренней корреспонденции, каждый сотрудник с доступом к электронной почте пользуется своими шаблонами, содержащими его подпись.

Форма служебной записки в этом случае может не требовать ввода подписи и своих данных вручную, так как сотрудник может использовать заданную шаблоном автоподпись.

Также при отправке электронного письма отпадает необходимость в оформлении «шапки», так как письмо отправляется на адрес электронной почты конкретного должностного лица, и записка всегда дойдет до адресата.

Служебная записка образец

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ .

Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

• в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
• затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
• далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
• заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
• в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
• в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).

Служебная записка в зависимости от ситуации может быть докладной или объяснительной.

Оформление служебной записки:

• служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
• для текста используется шрифт «Times New Roman»;
• размер шрифта — 14;
• межстрочный интервал – 1,5;
• дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);
• наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.

Виды и примеры

В служебной записке «На ремонт помещения» излагается просьба о проведении ремонтных работ, дополнительно указывается помещение.

В служебной записке «На приобретение спецодежды» излагается просьба о выдаче спецодежды сотрудникам. Указывается перечень сотрудников (должность, Ф.И.О.). Прилагается заявка на приобретение необходимой спецодежды (наименование, количество). Читайте .

Видео

Смотрите на видео инструкцию по документообороту:

Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Пишем докладную записку

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации , без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Определение докладной записки

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка - это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

• Повысить эффективность личной работоспособности . Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
• Исправить ситуацию . Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
• Снять с себя ответственность . Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
• Защититься, когда ущемляются права . Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

1. Внутренняя - пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
2. Внешняя - направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

• Информационные - как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
• Отчетные - сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
• Инициативные - те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Внутренняя докладная записка

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Читайте также: Образец анкеты на работу: пример заполнения

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
2. Аналитическая - представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Внешняя докладная записка

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Вообще, в организациях должен быть установлен специальный шаблон по написанию докладной записки, на который должны опираться сотрудники. Если по каким-то причинам он отсутствует, то доводим до вашего сведения образец общего оформления документа. Изменяется только внутренняя часть записки в зависимости от характера содержания.

Внутренняя записка включает реквизиты согласно ГОСТу:

• полное наименование структурного подразделения или рабочего отдела, откуда поступает информация;
• дата составления документа;
• название документа ;
• инициалы адресата ;
• непосредственно сам текст ;
• подпись составителя .

Название вида документа пишется большими прописными буквами, оно, может, находиться по центру или от границы левого поля.

Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются:

• полное наименование предприятия ;
• место составления (географический адрес и наименование структурного подразделения);
• в левом верхнем углу ставят дату и номер регистрации документа . Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом;
• заголовок (начинающийся со слов «Касательно…», «О…»);
• текст ;
• инициалы составителя и занимаемая должность ;
• подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
• номер телефона руководства.

Реквизиты

Составить докладную имеет право каждый, кому выпала в этом необходимость, важно только знать, как составить правильно документ, чтобы ваши последующие действия не вышли за рамки закона. Это касается как обычных рабочих, так и отдела кадров в любой бухгалтерии. Документ – это как весомое подтверждение действий, в том что они были совершены обоснованно. Часто службы различных инстанций производят проверки государственных учреждений. Это необходимо для контроля правомерности денежного оборота бюджетных средств. Докладные записки в подобных ситуациях выступают серьезным обоснованием. А когда в компании было зафиксировано безосновательное начисление премии или, наоборот, удержание заработной платы, то на нее накладываются штрафные санкции.

В связи с, чем составляются докладные записки

Рассмотрим за что могут составляться докладные:

1. Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
2. Прогул , когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.
3. Нарушение должностных обязанностей , где в резюмирующей разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
4. Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и достоинства .
5. Нарушение трудовой дисциплины , если работник покинул рабочее место раньше положенного времени.
6. Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под наркотиками.
7. Если нужно выдать премию . Тогда предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.

Докладная составляется за прогул

Докладные записки на сотрудников

Чаще всего на предприятиях оформляются докладные, связанные с нарушением сотрудниками трудовой дисциплины. Сюда относится: нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде, отлучка во время рабочего процесса, нарушение внутренних уставов и т. д. За такие инциденты работнику может быть не только выговор, но и увольнение с административной ответственностью. Если у вас сложилась непонятная ситуация при составлении докладной на сотрудника, то лучше проконсультироваться с юристом или кадровиком насчет всех тонкостей, так как наказание за счет них можно смягчить. Как пример, если работник не был на рабочем месте больше 4 часов - это прогул, а если меньше, то это отлучка, которая карается не так строго. Так или иначе, перед тем как приступать к составлению записки, нужно принять от работника объяснительную, где он излагает причину, подтолкнувшую его на проступок.

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы . Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок , служебных записок и справок .

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

• Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
• Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

• внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
• внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

• наименование структурного подразделения;
• вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки . Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка ». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку » в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки , в отличие от докладных записок , обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне , то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки :

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

• аналитические,
• отчетные или
• информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

• внешними и
• внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

• полноты и достоверности фактов и сведений;
• правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
• точности датирования;
• соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки .

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера :