Оформление отчётности. Разработанную форму отчета агента рекомендуем утвердить в качестве приложения к договору, заключенному с туроператором Отчет страхового агента о заключенных договорах страхования

⁰

Составление отчета агента происходит только в тех случаях, когда между сторонами заключен агентский договор. Отчет относится к учетной документации и должен составляться в строго определенном порядке.

ФАЙЛЫ

Что такое агентский договор

Агентский договор – это вид соглашения, по которому одна сторона правовых отношений поручает второй стороне, выступающей в роли посредника, оказание каких-либо услуг или продажу товаров за определенное вознаграждение.

Таким образом, в процессе, например, купли-продажи участвуют не как обычно, две стороны, а три.

Кто может выступать в качестве агента

Агентом может быть любое лицо как физическое (индивидуальный предприниматель или просто гражданин РФ), так и юридическое: предприятие или организация.

Объектами агентского договора могут быть сделки по продажам, услугам, выполнению работ и т.д.

Основные моменты агентского договора

Обычно в соответствии с такого рода договорами, агент действует от своего имени, являясь как бы официальным представителем компании-доверителя. При этом круг его прав и полномочий имеет определенные ограничения, нарушать которые чревато расторжением договорных отношений.

Если объектом агентского договора являются какие-то товарно-материальные ценности, то они не становятся собственностью агента ни на каком этапе сделки, а переходят от продавца к покупателю без учета на счетах агента.

В зависимости от объемов выполненных работ или сделанных продаж вознаграждение по агентскому договору может быть:

фиксированным;
«плавающим».

Договор может заключаться:

для осуществления какой-то одной сделки;
для предоставления комплекса услуг;
на определенный промежуток времени;
бессрочно.

Все пункты агентского договора, в том числе предоставление отчета о деятельности агента, должны быть прописаны тщательно и скрупулезно, поскольку то, так составлен основной документ, может влиять на выполнение обязательств по нему.

Нужно помнить и о том, что если вдруг между компанией-доверителем агента и самим агентом возникнут какие-то трения и конфликты, документ может обрести статус доказательства (особенно актуально при решении споров в судебной инстанции).

Суть отчета агента

По результатам своей работы агент должен предоставить своему партнеру отчет. В нем прописываются все сведения о проведенных в рамках договора услугах или продажах, а также средствах по этим сделкам.

Цель отчета – показать полную картину деятельности агента за определенный промежуток времени и дать возможность его доверителю удостовериться в том, что условия агентского договора выполняются в полной мере.

Как составить отчет агента

На сегодняшний день унифицированного образца отчета агента нет, так что предприятия и организации имеют право писать документ в произвольной форме или по внутреннему шаблону, утвержденному в учетной политике компании.

Следить нужно только за тем, чтобы документ соответствовал некоторым стандартам деловой документации и нормам делопроизводства, кроме того, в нем должны присутствовать определенные сведения. Например, в отчете обязательно должны быть указаны:

дата и номер его составления;
наименования предприятий-партнеров;
номер и дата агентского договора, в рамках исполнения которого формируется данный документ;
период, за который делается договор.

порядковый номер;
дата и содержание операции;
стоимость операции;
сумма расходов по проведению операции.

Таблица может быть дополнена какими-то другими столбцами (в зависимости от тех условий, которые прописаны в агентском договоре), к примеру, сведениях о подрядчиках, понесенных агентом расходах, о документах, сопровождающих ту или иную сделку и т.п.

В заключение указывается то, что вторая сторона может возразить на предоставленную информацию в определенный промежуток времени (или к какой-то конкретной дате).

Нюансы при оформлении отчета

Отчет агента можно оформлять как в печатном виде, так и в рукописном, на фирменном бланке или на обычном листе А4 формата.

Главное условие здесь заключается в том, чтобы он содержал «живую» подпись представителя предприятия-агента (после получения своего экземпляра вторая сторона также должна завизировать документ).

Удостоверять бланки отчета при помощи печатей не обязательно, т.к. с 2016 года коммерческие компании (предприятия и организации) могут использовать в своей деятельности различного рода штампы только тогда, когда эта норма закреплена в их локальных нормативно-правовых актах.

Данный отчет всегда формируется в двух экземплярах , один из которых остается у агента, второй передается партнерской организации.

Сколько времени и как хранить бланк

Заполненный и подписанный обеими сторонами отчет должен находиться в отдельной папке вместе с договором, к которому он прилагается. Срок хранения определяется законодательством РФ (не менее трех лет) или внутренними нормативными документами организации, после чего его можно уничтожить.

Как передать отчет

Отправить документ можно несколькими способами:

через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
лично в руки представителю контрагента;
через курьерскую службу.

Эти варианты различаются по срокам доставки, но гарантируют получение агентского отчета адресатом.

С некоторых пор распространение получил еще один способ: отправление официальной документации, в том числе и отчетов, через электронные средства связи. Однако, в этом случае важно, чтобы компания-отправитель имела электронную цифровую подпись (официально зарегистрированную), правда, даже это не может дать уверенность в том, что отчет не попадет в папку «спам» и дойдет до получателя.

Урок 21.

Тема: Формирование отчетов страховых агентов в подсистеме «АРМ – 1 Страховщика».

Урок 16.

1.Порядок ввода отчетов страховых агентов в подсистему «АРМ-1 Страховщик»

Литература: Руководство пользователя с.43-46

1) Форма просмотра отчетов агентов находится в подсистеме АРМ-1.

Форма содержит следующие блоки ввода информации:

Подразделение

Отчеты агента:

Номер отчета

Начало отчетного периода

Окончание отчетного периода

Дата отчета

Комментарий

Для обеспечения соответствия заключенных договоров и платежей с отчетами агентов необходимо создавать все договоры из формы «Ввод отчета агента».

Форма ввода отчета агента содержит следующие блоки информации:

1.Реквизиты отчета – содержит информацию о статусе отчета.

За период: с и по

Дата отчета

Количество договоров

Страховая сумма

Начисленная премия

Количество платежей

Полученная премия

Тип начисления

Комментарий

2.Все договоры по отчеты

3.Все платежи по отчету.

Для ввода продленных договоров используйте кнопку продлить договоры. Если продляемого договора в базе данных нет, необходимо создать новый договор и в поле признак договора поставить значение Возобновленный. Подтвердите сохранение, если серия и номер вам известны, либо если предыдущего договора в базе данных нет.

1.Порядок осуществления приема у страховых агентов отчетов по форме АГ-1

2.Формирование пакета документов для передачи в Центр Учета.

3.Передача пакета документов операционисту.

Литература: Регламенты взаимодействия сотрудников подразделений агентских продаж Филиалов системы «РГС» с.2-4

1) 1.Еженедельно МАГ осуществляет прием по агентам отчетов по форме АГ-1, АГ-2 ФЛ, АГ-2 ЮЛ. Страховой и финансовой документации, заявлений, квитанций и других по графику, утвержденные руководителем страхового отдела.

2.Проверку отчетов страховой и финансовой документации МАГ осуществляет в присутствии агента, предоставившего документацию.

3.При неразборчивом написании в случае обнаружения ошибок в оформлении отчетов страховой и финансовой документации, а также в расчете страховой премии, МАГ возвращает документы пострадавшему их агенту в тот же день для исправления ошибок.

4.Агент должен предоставить МАГу исправленные документы в течение 5-ти дней после обнаружения ошибок для проверки.

5.МАГ ведет учет допущенных ошибок в таблице «Список агентов, для которых требуется обучение». Формы и контролируется своевременность возврата агентам исправленных документов.

6.Предоставление агентом отчетности не по утвержденному графику допускается по согласованию с МАГом к группе которого относятся данный агент.

7.В период временного отсутствия МАГа его функции осуществляет руководитель страхового отдела.

Регламенты оперативной отчетности МАГа перед руководителем страхового отдела:

1.МАГ ежемесячно отчитывается перед руководителем по форме, приведенному в приложении один настоящего документации. Отчетность предоставляется не позднее последующего рабочего дня текущего месяца.

2) Пакет документов для передачи в Центр операционного учета (подразделение, ведущее операционный учет договоров страхования) состоит из страховой и финансовой документации (форма 113, договоры страхования, квитанции и другие), а так же описи передаваемых документов, составленной в 2 экземплярах по форме. Оба экземпляра описи передаются в Центр Учета. Один экземпляр описи возвращается руководителю страхового отдела с подписью работника Центра Учета, принявшего пакет документов по описи. Руководитель страхового отдела формирует пакет документов для передачи в Центр Учета, составляет и подписывает опись передаваемых документов в 2 экземплярах. Передача документов в Центр Учета осуществляется по графику, утвержденному в Филиале. Предоставление отчетности в Центр Учета не по предварительному согласованию с Центром учета.

В случае выявления ошибок Центром учета руководитель страхового отдела в течение 1-го рабочего дня после получения заключения Центра учета доводит до МАГа список обнаруженных ошибок под роспись и передает ему необходимые документы. МАГ доводит до агентов список обнаруженных ошибок под роспись и документы, в которых обнаружены ошибки в течение 5-ти рабочих дней после получения списка ошибок и документов от руководителя страхового отдела. Агент предоставляет МАГу исправленные документы в течение 5-ти рабочих дней после получения списка ошибок. МАГ ведет учет допущенных агентом ошибок и контролирует своевременность возврата исправленных докуметов.

3) Пакет документов для передачи операционисту состоит из страховой и финансовой документации, а так же описи передаваемых документов. Один экземпляр описи передается операционисту, другой остается у МАГа с подписью операциониста, принявшего пакет документов по описи. Опись обязательна к использованию в подразделениях, ведущих кустовой операционный учет. Для подразделений, ведущих самостоятельный операционный учет, опись используется в случае, если распоряжением руководителя подразделения она установлена к обязательному использованию. Передача документов операционисту соуществляется по графику, утвержденному руководителем страхового отдела. Предоставление отчетности операционисту в отличное от определенного графиком время допускается по согласованию с руководителем страхового отдела и начальником отдела операционного учета Дирекции Филиала. В случае выявления ошибок операционист в течение 1-го рабочего дня доводит до МАГа и руководителя страхового отдела список обнаруженных ошибок. Руководитель страхового отдела или МАГ должны обеспечить исправление ошибок в оформлении документов в срок до 3 рабочих дней. Если возможность исправления ошибок в указанный срок отсутствует, руководитель страхового отдела или МАГ информируют операциониста о причинах задержки исправления выявленных ошибок.

Задачами практики являются:
изучение правовых и организационно-экономических основ деятельности организации;
изучение структуры страховой организации и системы управления;
изучение правил страхования и анализа развития видов страхования
изучение оформления договоров страхования, страховых полисов и других документов;
ознакомление с организацией работы страховых агентов и страховых брокеров
ознакомление с маркетингом страховщика изучение учета и контроля в страховой организации.
сбор, обобщение и анализ данных для написания дипломной работы.

1. Введение стр.3
2. Организационно-экономическая характеристика страховой организации стр.5
2.1. О компании стр.5
2.2. История развития группы «Альфастрахование» стр.12
2.3. Партнеры стр.21
3. Законы и нормативные акты, регулирующие деятельность страховых организаций стр.27
3.1. Федеральные законы, регулирующие отношения в сфере страховой деятельности стр.27
3.2. Указы Президента Российской Федерации стр.28
3.3. Постановления Правительства Российской Федерации стр.28
3.4. Нормативные правовые акты Министерства финансов Российской Федерации стр.31
3.5. Иные нормативные правовые акты стр.34
4. Структура страховой организации и система управления стр.36
5. Правила страхования и анализ развития видов страхования стр.38
6. Оформление договоров страхования, страховых полисов и других документов стр.52
7. Ознакомление с организацией работы страховых агентов и страховых брокеров стр.53
8. Маркетинг страховщика стр.57
9. Заключение стр.64
Приложение Стр.69