Форма журнала регистрации локальных актов. Журнал регистрации актов

⁰

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:

должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
правила трудового распорядка и другие.

В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Структура журнала ознакомления

Документ состоит из нескольких листов. В нем чаще всего фиксируют:

локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
Ф.И.О. и должности сотрудников, которые должны расписываться;
отделы предприятия, где работает персонал;
даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.

Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.

Журнал утверждает руководитель предприятия.

Кто ведет, где и сколько хранится

Ведением журнала ознакомления с ЛНА обычно занимается сотрудник кадровой службы.

Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Как правильно составить

Специальной утвержденной формы нет. Любая организация или ее подразделение может разработать собственную с тем числом страниц, которые ей нужны. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.

В образце акты для ознакомления сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т. д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам. Практика показывает, что в компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.

Документирование - важный элемент в работе любой организации. Каждый процесс и каждое решение фиксируется в виде соответствующего документа. Работник сталкивается с ними ещё до подписания трудового договора, так как на этапе собеседования ему дают возможность ознакомиться с локальными нормативными актами учреждения, в котором он планирует работать. После изучения будущий сотрудник расписывается в журнале ознакомления ЛНА.

Из этой статьи вы узнаете:

зачем нужен данный журнал;
внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами;
заполнение журнала ознакомления с ЛНА.

Зачем нужен данный журнал?

Данный журнал необходим для того, чтоб работодатель или проверяющий из трудовой инспекции в любой момент могли убедиться, что каждый сотрудник ознакомился с тем рядом документов, которые необходимы согласно его должности и/или выполняемым работам. В случае нарушения и/или несчастного случая по вине работника наниматель может предоставить комиссии, занимающейся расследованием дела, журнал ознакомления с локальными нормативными актами, в котором будет указано, что работник был проинформирован соответствующей документацией о правилах выполнения работы, распорядке и других обязательных вещах.

В необходимый минимум, который должен быть отображён в журнале, входят:

штатное расписание работы учреждения (ст. 57 Трудового Кодекса Российской Федерации);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, ст. 189 и ст. 190 ТК РФ);
документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
график сменности (ст. 103 ТК РФ);
положения по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123).

Внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Внутренний блок журнала содержит таблицы, разработанные и утверждённые для каждого вида журналов индивидуально, и информацию об ответственных за их заполнение лицах. В состав такой информации входит:

фамилия, имя и отчество ответственного лица;
период действия ответственности;
документ, согласно которому назначен ответственный;
подпись самого ответственного лица.

Заполнение журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Журнал заполняет работник, назначенный ответственным за заполнение соответствующим приказом руководителя. Данный приказ и информация об ответственном лице тоже указываются в журнале. При заведении нового журнала на титульном листе указывается дата начала ведения записей.

Организация может иметь журнал с таблицей, утверждённой законодательным документом, а может самостоятельно её разработать. Обязательными элементами таблицы являются:

порядковый номер;
фамилия, имя и отчество сотрудника;
его должность;
наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
наименование локального нормативного акта, с которым знакомят сотрудника;
подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении;
дата подписания.

Журнал заполняется по мере утверждения документов и знакомства сотрудников с ними. В случае если сотрудник работает удалённо, его можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Проконтролировать изучения сотрудниками (под подпись) принимаемые локальные нормативные акты обязан наниматель, потому согласно части 2 статьи 22 Трудового Кодекса Российской Федерации в случае несоблюдения этой обязанности наниматель будет привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП Российской Федерации в виде административного штрафа:

должностные лица - в размере от 1000 до 5000 рублей;
юридические лица - от 30000 до 50000 рублей и/или приостановление работы организации на срок до 90 суток.

Вложенные файлы

Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (образец).doc
Приказ об утверждении новой редакции локального документа (образец).doc

Доступно только подписчикам

Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (бланк).doc
Приказ об утверждении новой редакции локального документа (бланк).doc

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - образец 2016 года будет полезен юристам организаций. Документ представляет собой внутреннюю учетную документацию организации, оформленную определенным образом. О том, как оформляется журнал, читатель узнает из статьи.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Ч. 3 ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить сотрудника со всеми локальными нормативными актами организации до заключения трудового договора. Журнал ознакомления позволяет оптимизировать эту процедуру и исключить вероятность случайного пропуска документа, с которым в числе других должен ознакомиться работник.

Важно: нарушение требования о своевременном ознакомлении работника с локальной документацией грозит работодателю штрафом, размер которого, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, варьируется от 1 000 до 5 000 рублей для должных лиц, ответственных за кадровое делопроизводство, и от 30 000 до 50 000 рублей - для самой организации.

Как оформить журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами

Единой для всех предприятий формы журнала ознакомления с локальной документацией закон не предусматривает. Поэтому каждый работодатель самостоятельно разрабатывает данный документ исходя из принятых внутренних правил документооборота и удобства пользования. Между тем кадровая практика предусматривает оптимальное содержание журнала и внешнее оформление.

Традиционное содержание журнала ознакомления с локальными документами состоит из следующих граф:

Не знаете свои права?

номер по порядку;
данные работника;
должность работника;
наименование подразделения, где работает сотрудник;
наименование локального нормативного акта;
дата ознакомления;
подпись работника.

Правильно оформленный журнал должен быть прошит, а каждая страница в нем пронумерована. На титульном листе должна быть приклеена бирка со следующей информацией:

наименование работодателя;
название журнала;
дата начала ведения журнала;
дата окончания ведения журнала.

Вторая страница документа должна содержать таблицу «Работники, ответственные за ведение журнала» с графами такого содержания:

номер по порядку;
фамилия, имя, отчество ответственного;
должность и данные подразделения, где работает ответственный;
период ответственности;
реквизиты внутреннего документа, которым на работника возложена ответственность за ведение журнала;
подпись работника.

Важно: в организациях с большой численностью сотрудников целесообразно наличие отдельного журнала ознакомления для каждого локального акта.

Где скачать журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Помощью работодателю в разработке собственного журнала ознакомления с внутренними документами может стать образец такого журнала. Уже готовый журнал можно приобрести в бумажном виде в книжных магазинах или магазинах, специализирующихся на продаже различных бланков унифицированных документов и документов, которые работодатель должен разработать самостоятельно. При этом достоинством бумажного экземпляра журнала можно назвать то, что его использование возможно не только в качестве образца для разработки собственного индивидуального журнала, но и как полноценного внутреннего документа.

Также образец журнала ознакомления можно скачать из интернета - достаточно набрать соответствующий запрос в поисковом ресурсе и из множества сайтов, специализирующихся на предоставлении пользователям образцов документов, выбрать подходящий вариант. При этом важно оценить предлагаемый документ на полноту указанных в нем сведений и соответствующий обычаям кадрового делопроизводства вид оформления.

Актуальный образец журнала ознакомления с внутренними документами организации можно скачать на нашем сайте.

Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии - при издании новых документов.

Лист и журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами: понятие

По ст. 68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами , связанными с трудовой деятельностью, под подпись. Есть два варианта, как провести ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами:

Печатать листы ознакомления и подкладывать их к соответствующим положениям или приказам. Когда листов несколько, их рекомендуется сшивать между собой и нумеровать, с целью исключения факта утери.
Вести журнал для ознакомления с нормативной локальной документацией персонала.

Лист ознакомления – бумага, в которой персонал проставляет подпись после ознакомления с тем или иным положением , инструкцией и т.п. Его прикладывают к нормативному акту и хранят вместе.

Журнал ознакомления содержит список нормативных актов, ознакомившись с каждым из которых работник ставит подпись и дату. Журнал предназначен для ознакомления большого количества лиц с определенным перечнем документации. Обычно, они ведутся для таких нормативных актов, как: положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне, инструкция по охране труда и т. п.

Документ с подписями об ознакомлении требуется для подтверждения факта того, что сотрудник прочитал нормативный акт. Все трудоустроенные граждане должны знать правила работы, условия оплаты труда, свои обязанности и требования по охране труда . При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.

Содержание журнала и листа ознакомления

Закон не устанавливает унифицированных бланков оформления листов и журналов для ознакомления трудоустроенных граждан с локальными нормативными документами. Но, рекомендуется включать в них определенный перечень данных:

Наименование организации;

Название документа, дата начала и завершения его заполнения;

Ф.И.О., должность;

Название нормативного акта;

Подпись и дата.

При необходимости в форму допускается вносить дополнительные столбцы.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:

Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:

Разрабатывать бланки документов об ознакомлении организации вправе самостоятельно. Главное, чтобы они содержали всю необходимую информацию, подтверждающую факт ознакомления трудоустроенных лиц с нормативными документами предприятия. Созданные бланки могут утверждаться отдельными приказами.

Вернуться назад на

Журнал регистрации локальных нормативных актов - применяется для регистрации нормативных документов, разрабатываемых и утверждаемых в организации (локальных нормативных актов).

Локальные нормативные акты - акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение. Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.

Трудовое законодательство предоставляет работодателям право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

Заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка(ст. 56,189,190 ТК РФ);
работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязано знакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

Локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);
штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся штатное расписание (Форма Т-3) и график отпусков (Форма Т-7).

Некоторые виды локальных нормативных актов

Обязательные документы:

Штатное расписание (Форма Т-3);
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положение о защите персональных данных;
Программа вводного инструктажа;
Положение об охране труда.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
График сменности - обязателен при наличии сменной работы.
Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
И др.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.